Cierre contable: legalización de libros oficiales.

En el cierre contable del ejercicio 2008, como en todos los cierres del ejercicio, las empresas deben efectuar dos presentaciones en el Registro Mercantil:

• Legalización de Libros oficiales, hasta cuatro meses desde el cierre del ejercicio (30 de abril para ejercicios que coinciden con el año natural).
• Depósito de Cuentas anuales, hasta un mes desde su aprobación en la Junta General Ordinaria de Socios o Accionistas. El depósito, por tanto, se realizará a lo largo del mes de julio, cuando el cierre del ejercicio se produce el 31 de diciembre y la aprobación de las cuentas anuales el 30 de junio.

Libros a legalizar en el Registro Mercantil.

• El de Inventario y Cuentas Anuales.
• El Diario.
• El de actas de las Juntas y de los órganos colegiados de la sociedad.
• El libro registro de socios o de acciones nominativas.
• El libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad.
• Así mismo, podrán ser legalizados los libros auxiliares y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.

El Libro de Inventario y Cuentas Anuales.

Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa que comprenderán:

• el balance,
• la cuenta de pérdidas y ganancias,
• un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio,
• un estado de flujos de efectivo y,
• la memoria,
• el estado de flujos de efectivo no será obligatorio cuando así lo establezca una disposición legal.

El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.

El Libro Diario.

El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.

Forma de presentación.

Los Libros se pueden presentar:

• como hojas encuadernadas formando libros,
• en un soporte informático (presentación digital)
• o en ambas (presentación mixta).

Los libros obligatorios formados por hojas encuadernadas con posterioridad a la realización en ellas de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo deberán estar encuadernados de modo que no sea posible la sustitución de los folios y deberán tener el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente y por el orden cronológico que corresponda a los asientos y anotaciones practicados en ellas. Los espacios en blanco deberán estar convenientemente anulados.

Los libros obligatorios a que se refiere el apartado anterior deberán ser presentados a legalización antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

Conservación de los libros legalizados.

Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

Presentación de los libros.

Los libros contables, pueden ser objeto de legalización en soporte informático. Dicho soporte puede ser objeto de presentación telemática o físicamente en el Registro.

• Para la presentación telemática se requiere ser usuario abonado del Colegio de Registradores y ser titular de la firma electrónica reconocida expedida por el Servicio de firma electrónica del Colegio de Registradores. La elaboración de los ficheros se realiza a través de los programas contables que dispongan de tal utilidad o bien a través del programa legalia.
• En la presentación presencial o física en el registro, puede optarse entre presentar los libros físicamente o bien en soporte digital (cd), elaborado mediante los programas contables que posean esa utilidad o mediante la elaboración de los mismos utilizando el programa legalia.

Entrada relacionada y actualizada: Empresa y Gestión al día.

Legislación:

• Código de Comercio.
• Reglamento del Registro Mercantil.